Informace o zpracování osobních údajů společností Aliance finančních poradců, a.s.
Společnost Aliance finančních poradců, a.s., IČ: 066 65 560, se sídlem Studentská 529/1, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 23087 (dále jen „AFP“), která je samostatným zprostředkovatelem hypotečních úvěrů podle zvláštních právních předpisů a provozovatelem webového portálu www.afp.cz a www.hypozor.cz a aplikace HYPOZOR, při správě a zpracování osobních údajů svých klientů a spolupracujících osob plně respektuje zásady jejich ochrany a v souladu s platnými právními předpisy níže informuje subjekty osobních údajů o jejich právech, důvodech zpracování a další podstatné informace týkající se zpracování osobních údajů.
Klientem společnosti AFP se dále v tomto textu rozumí: i) osoba, na jejíž žádost nebo na základě uzavřené smlouvy společnost AFP nebo osoba spolupracující se společností AFP poskytuje služby v oblasti poradenství a zprostředkování hypotečních úvěrů, ii) zájemce o poskytnutí služeb ze strany společnosti AFP nebo osoby spolupracující se společností AFP v oblasti poradenství a zprostředkování hypotečních úvěrů, iii) každý návštěvník webového portálu www.afp.cz a www.hypozor.cz.
Osobou spolupracující se společností AFP (dále také jako „hypoteční poradci“) se rozumí jakákoliv osoba, která se společností AFP spolupracuje v oblasti poradenství a zprostředkování hypotečních úvěrů na základě zvláštního smluvního či jiného právního vztahu a v souladu se zvláštními právními předpisy dané oblasti služeb.
Společnost AFP se v plném rozsahu řídí pravidly stanovenými Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“) a v souladu s tímto Nařízením přísně dodržuje všechny nastavené postupy.
Obsah
1. Správce osobních údajů a jeho identifikace.
2. Rozsah zpracování osobních údajů.
3. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovány.
4. Kdo má k osobním údajům přístup, komu jsou poskytovány. 5. Automatizované zpracování osobních údajů.
6. Jaká jsou práva subjektu údajů.
7. Uplatnění práv subjektů údajů – klientů společnosti AFP.
1. Správce osobních údajů a jeho identifikace.
Správcem je osoba, která disponuje s osobními údaji subjektu údajů a zároveň určuje účel a prostředky jejich zpracování. Společnost AFP je správcem osobních údajů, jelikož shromažďuje osobní údaje svých klientů v oblasti poradenství a zprostředkování hypotečních úvěrů.
Kontaktní údaje a totožnost správce:
Aliance finančních poradců, a.s., IČ: 06665560, se sídlem Studentská 529/1, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 23087, e-mail: info@afp.cz.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl u společnosti AFP jmenován. Společnost AFP nemá zástupce pro plnění povinností ve smyslu Nařízení.
2. Rozsah a kategorie zpracování osobních údajů.
Společnost AFP zpracovává pouze ty osobní údaje svých klientů, které jsou nezbytné pro řádné poskytování služeb, plnění zákonných povinností a též k ochraně zájmů společnosti AFP.
Společnost AFP získává základní osobní údaje svých klientů (jméno a příjmení, telefonní číslo, emailovou adresu a majetkové a osobní poměry pro získání hypotečního úvěru) předně z jejich dobrovolného zadání klienty v aplikaci HYPOZOR a na webovém portálu www.hypozor.cz. Na základě výsledku aplikace HYPOZOR mohou být shromažďovány a zpracovány níže uvedené osobní údaje klientů, které byly poskytnuty dobrovolně klientem jakoukoliv formou (tj. telefonicky, emailově, písemně, při osobním jednání apod.) společnosti AFP a hypotečním poradcům:
a) Identifikační údaje – Zahrnují údaje, kterými jsou především titul, jméno, příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ. Dalšími možnými identifikačními údaji jsou například údaj o IP adrese užívaného počítače, podpisový vzor, číslo účtu a soubory specifických autentizačních údajů. Rodné číslo klienta, pokud mu bylo přiděleno, společnost AFP v souladu se zákonem zjišťuje a zpracovává pro účely bankovních obchodů a služeb a k tomu, aby bylo možné bankovní obchod uskutečnit bez nepřiměřených právních a věcných rizik pro banku či stavební spořitelnu (příp. jinou instituci). Pokud by mělo docházet ke zpracování rodného čísla klienta i pro jiné účely, tak pouze se souhlasem klienta. Vzhledem k povinnosti společnosti AFP řádně identifikovat své klienty při určitých službách zpracovává společnosti AFP mimo jiné určité údaje o dokladech klientů (v rozsahu druh, série a číslo dokladu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který
jej vydal, platnost dokladu), a proto si na základě souhlasu klienta zároveň pořizuje společnost AFP kopie takových dokladů.
b) Kontaktní údaje – Kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové, faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje.
c) Údaje nezbytné k rozhodnutí o uzavření smlouvy – Jedná se o údaje nutné především k posouzení rizikovosti z pohledu prevence legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, dále pak údaje zjišťované pro posouzení úvěrového rizika obchodu a údaje nezbytné pro poskytování investičních služeb. Mezi tyto údaje se v závislosti na typu uzavírané smlouvy řadí: (i) demografické a sociologické údaje – například věk, pohlaví, rodinný stav, vzdělání, počet osob v domácnosti, typ způsobu zajištění příjmu, charakter pracovního poměru, zda je klient politicky exponovanou osobou, (ii) údaje o majetkových poměrech klienta – například údaje o vlastnictví nemovitých nebo movitých věcí, členství v právnických osobách (zejména podílech v korporacích), údaje o celkových příjmech či pravidelných výdajích domácnosti, (iii) údaje o případných exekucích, insolvenčním řízení, plnění platebních povinností vůči jiným věřitelům, údaje o pojištění majetkových nebo životních rizik, údaje o podnikatelských vazbách. V případě, že klient vezme podanou žádost o poskytnutí produktu či služby zpět, zpracovává společnost AFP kromě údajů poskytnutých klientem do doby zpětvzetí i datum zpětvzetí žádosti.
d) Údaje vznikající plněním závazků ze smluv – V závislosti na povaze poskytovaného produktu či služby zpracovává společnost AFP údaje týkající se poskytovaného produktu či služby. V této kategorii dochází ke zpracování osobních údajů, jakými jsou například doba trvání smlouvy, výše úrokové sazby, doba splatnosti, výše úvěru, stav pohledávek klienta za bankou, stav pohledávek banky za klientem, údaje o provedených platebních transakcích, údaje o použití platebních prostředků.
e) Osobní údaje získané v souvislosti s poskytováním produktů či služeb společnosti AFP – Jedná se o osobní údaje získané při vzájemné interakci mezi společností AFP a klientem.
f) Osobní údaje vzniklé činností společnosti AFP – Jde zejména o společností AFP přidělená čísla klienta/produktu, data vytvořená vyhodnocením transakčního chování klienta anebo údajů poskytnutých ze strany klienta (například pro zjištění, zda byly naplněny podmínky pro uplatnění slevy z poplatku), vyhodnocení podané žádosti o produkt či službu.
3. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovány.
Osobní údaje klientů společnost AFP zpracovává po dobu, po kterou svým klientům poskytuje své služby nebo po dobu trvání smlouvy. Po ukončení smluvního vztahu a po vypořádání veškerých závazků z takové
smlouvy plynoucích a jinak s ní souvisejících uchovává společnost AFP osobní údaje klientů po dobu nezbytně nutnou, která je vyžadována dle příslušných právních předpisů, např. dle zákona o účetnictví, zákona o archivnictví a evidenci, zákona o dani z přidané hodnoty, atd. a dle obecných i speciálních promlčecích lhůt.
Společnost AFP se při uchování osobních údajů řídí zásadou minimalizace údajů, v okamžiku, kdy odpadne účel zpracování osobních údajů nebo uplyne doba, po kterou je společnost AFP povinna osobní údaje uchovávat, osobní údaje jsou zcela vymazány ze systémů, případně vhodným způsobem anonymizovány. Osobní údaje tak nikdy nejsou zpracovávány nebo uchovávány déle, než je nezbytně nutné.
4. Kdo má k osobním údajům přístup, komu jsou poskytovány.
Osobní údaje klientů jsou zpřístupněny společnosti AFP jakožto jejich správci, dále pověřeným zaměstnancům společnosti AFP a hypotečním poradcům a jiným osobám, které jsou na základě smluvního či jiného právního vztahu se společností AFP povinny osobní údaje zpracovávat v souladu s Nařízením. Takovými osobami jsou poskytovatelé IT služeb, účetní, daňoví, právní a hypoteční poradci.
Společnost AFP svým klientům garantuje, že osobní údaje, které zpracovává na základě uděleného souhlasu, nejsou v žádném případě předávány žádným externím call centrům ani marketingovým společnostem zajišťujícím nejrůznější marketingové kampaně, vždy se jedná o konkrétní osobu hypotečního poradce, která je smluvním partnerem společnosti AFP.
5. Automatizované zpracování osobních údajů.
Součástí poskytování služeb společnosti AFP je i automatizované zpracování osobních údajů. Při automatizovaném zpracování osobních údajů jsou používány automatické informační systémy, např. elektronické kalkulačky, software, IT aplikace. Cílem automatizovaného zpracování osobních údajů je rychlé a individuální poskytnutí služby dle specifických požadavků a potřeb klientů.
Soubory „cookies“
Pro správnou funkci webových stránek je někdy nezbytné umístit malé datové soubory, označované jako tzv.„cookies“, na zařízení, ze kterého návštěvník webovou stránku prohlíží.
Cookies jsou malé textové soubory, které internetové stránky ukládají na počítač nebo mobilní zařízení návštěvníka webových stránek v okamžiku, kdy tyto stránky začne využívat. Stránky si tak na určitou dobu mohou zapamatovat preference a úkony návštěvníka, které na nich provedli (např. zapamatování velikost písma, jazyk, přihlašovací údaje a jiné zobrazovací preference), takže tyto údaje návštěvník nemusí zadávat znovu a přeskakovat z jedné stránky na druhou.
Webový server, který spravuje webové stránky společnosti AFP www.hypozor.cz, zasílá na osobní počítač subjektu, který navštíví tyto webové stránky soubory „cookies“, pokud návštěvník přijímání těchto souborů povolil ve svém internetovém prohlížeči. Jedním z důvodů využití souborů „cookies“ je pomoc při shromažďování statistických údajů o návštěvnosti webových stránek, přičemž tyto údaje nikdy nejsou spojeny s osobními údaji návštěvníka. Návštěvník má možnost přijímání souborů „cookies“ zakázat ve svém internetovém prohlížeči.
6. Jaká jsou práva subjektu údajů.
a) Právo na informace týkající se zpracování osobních údajů
Každý subjekt zpracování osobních údajů má právo znát totožnost a kontaktní údaje na správce osobních údajů, jeho zástupce i na případné pověřence pro ochranu osobních údajů, dále má právo znát účel a právní základ zpracování osobních údajů, právo znát příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uložení osobních údajů, informaci o právu na odvolání souhlasu a o dalších právech subjektu údajů, možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, informaci, zda je poskytování osobních údajů zákonný či smluvní požadavek, informování o automatizovaném rozhodování a profilování.
b) Právo na přístup k osobním údajům
Právo klienta požadovat od společnosti AFP, jakožto správce, potvrzení, zda jeho osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány. Pokud zpracovávány jsou, tak má klient, jakožto subjekt údajů, právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím o účelu jejich zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým jsou, byly nebo mají být osobní údaje zpřístupněny, dobu zpracování osobních údajů, existence práva požadovat opravu, výmaz, omezení a možnosti vznést námitku proti zpracování, informace o právu podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování osobních údajů, informace o zárukách při předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím. Subjekt údajů má právo požadovat od společnosti AFP kopie zpracovávaných osobních údajů. Při opakovaných a zjevně nepřiměřených žádostech je společnost AFP oprávněna účtovat klientům přiměřený poplatek na úhradu administrativních nákladů za pořízení kopie.
c) Právo na opravu osobních údajů
Subjekt údajů má právo žádat, aby společnost AFP bez zbytečného odkladu opravila nepřesné a doplnila neúplné osobní údaje, které se jej týkají. Základem uplatnění tohoto práva je sdělení skutečnosti vedoucí k opravě či doplnění společnosti AFP.
d) Právo na výmaz osobních údajů
V případech, kdy pominul účel zpracování osobních údajů, byl odvolán souhlas ke zpracování osobních údajů a v dalších případech, které jsou podrobně uvedeny v čl. 17 odst. 1 písm. a) až f)
Nařízení, je společnost AFP na základě žádosti klienta povinna osobní údaje žádajícího klienta smazat. Pokud však není splněna zákonná podmínka pro výmaz, má společnost AFP právo si osobní údaje ponechat.
e) Právo na omezení zpracování osobních údajů
Na žádost klienta je společnost AFP povinna omezit zpracování jeho osobních údajů jen na nejnutnější zákonné důvody, pokud jsou splněny podmínky dle čl. 18 Nařízení. V obecné rovině lze toto právo uplatnit v případech, kdy není jasné, zda a kdy se budou muset osobní údaje odstranit. f) Právo vznesení námitky proti zpracování osobních údajů
V případech, kdy klient dojde ke zjištění, že společnost AFP zpracovává jeho osobní údaje v rozporu se zákonem nebo v rozporu s ochranou soukromého a osobního života klienta, má právo obrátit se přímo na společnost AFP s touto námitkou, aby došlo k co nejrychlejšímu odstranění závadného stavu nebo k dostatečnému zdůvodnění nastalé situace. Námitky lze vznášet i proti automatizovanému rozhodování/profilování.
g) Právo na přenositelnost údajů
Klient může požadovat, aby jeho osobní údaje, které společnosti AFP udělil, byly předány jinému správci dle požadavku klienta. Osobní údaje budou přeneseny v běžně používaném odpovídajícím formátu, nebude-li požadavku klienta bránit zákonná či jiná překážka.
h) Právo podat podnět/stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů
S jakýmkoli podnětem či stížností týkající se zpracování osobních údajů se klient může obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, jakožto na dozorový orgán.
7. Uplatnění práv subjektů údajů – klientů společnosti AFP.
Jednotlivá práva uvedená v čl. 6 tohoto informačního dokumentu mohou subjekty údajů uplatnit u společnosti AFP, jakožto správce osobních údajů buď e-mailovou zprávou na adresu info@afp.cz nebo písemně dopisem na adresu společnosti Aliance finančních poradců, a.s., Studentská 529/1, Dejvice, 160 00 Praha 6.
Žádosti subjektů údajů je společnost AFP povinna vyřešit nejpozději ve lhůtě 1 měsíce ode dne přijetí žádosti. V odůvodněných případech zejména s ohledem na rozsah žádosti je společnost AFP oprávněna lhůtu k vyjádření prodloužit na 2 měsíce, o nutnosti prodloužení společnost AFP subjekt údajů včas informuje.
Dokument je pravidelně aktualizován, datum poslední aktualizace 27.9.2018